Home » Hóa đơn điện tử » Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Quy trình, hồ sơ, điều kiện và rủi ro cần lưu ý từ năm 2025–2026

Hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Quy trình, hồ sơ, điều kiện và rủi ro cần lưu ý từ năm 2025–2026

nvdthanh9999@gmail.com

Tháng 4 28, 2026

9 Views 0

SaveSavedRemoved 0

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Khi doanh nghiệp mới được cấp đăng ký kinh doanh và mã số thuế, một trong những việc cần thực hiện sớm là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc này giúp doanh nghiệp có đủ điều kiện lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đồng thời hạn chế rủi ro về thuế, kế toán và chi phí hợp lệ của bên mua.

Theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và ghi đầy đủ nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cơ quan thuế đã trích dẫn lại quy định này khi hướng dẫn người nộp thuế về việc lập hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Các văn bản chính cần lưu ý gồm:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tại khoản 1 và khoản 2 Điều 91, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ trường hợp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ: là văn bản nền tảng quy định về hóa đơn, chứng từ; có hiệu lực từ ngày 01/7/2022.

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ: sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Đây là văn bản rất quan trọng vì đã điều chỉnh nhiều nội dung về đăng ký, sử dụng, xử lý sai sót hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính: hướng dẫn Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Nghị định số 310/2025/NĐ-CP: sửa đổi, bổ sung quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; trong đó có các mức xử phạt mới đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm và không lập hóa đơn theo quy định. Theo thông tin từ Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Nghị định này có hiệu lực từ ngày 16/01/2026.

2. Người nộp thuế mới thành lập được sử dụng loại hóa đơn điện tử nào?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp mới thành lập thường sẽ đăng ký một trong các hình thức sau:

2.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hình thức phổ biến đối với doanh nghiệp mới thành lập. Theo khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc một số trường hợp đặc thù khác.

Hiểu đơn giản: trước khi gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn được gửi đến hệ thống cơ quan thuế để cấp mã. Sau khi có mã, doanh nghiệp mới gửi hóa đơn hợp pháp cho người mua.

2.2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc nhóm đủ điều kiện theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế, như doanh nghiệp trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải; hoặc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ giao dịch điện tử với cơ quan thuế, có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử, bảo đảm truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua và cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc tự đăng ký dùng hóa đơn có mã thì vẫn phải dùng hóa đơn có mã.

2.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Nhóm đáng chú ý là doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi, giải trí, chiếu phim và dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Điểm mới cần lưu ý: trước đây theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chưa mang tính bắt buộc rộng như hiện nay; từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng được mở rộng và quản lý chặt hơn.

3. Hồ sơ, mẫu biểu cần chuẩn bị khi đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị các hồ sơ, thông tin sau:

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, kể cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm.

4. Trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập

Bước 1: Kiểm tra thông tin đăng ký thuế và điều kiện kỹ thuật

Trước khi gửi tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin sau:

• Mã số thuế đã ở trạng thái đang hoạt động.
• Thông tin tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, số điện thoại, email khớp với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế.
• Có chữ ký số còn hiệu lực.
• Có phần mềm hóa đơn điện tử hoặc đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Xác định đúng loại hóa đơn cần dùng: hóa đơn có mã, không có mã, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối do sai email, số điện thoại, địa chỉ trụ sở hoặc thông tin người đại diện chưa đồng bộ.

Bước 2: Lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Doanh nghiệp lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Trên tờ khai cần lưu ý chọn đúng:

• Đăng ký mới hay thay đổi thông tin.
• Hình thức hóa đơn: có mã, không có mã, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Loại hóa đơn: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc loại hóa đơn phù hợp.
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứng thư số.
• Thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, nếu có.
• Thông tin ủy nhiệm lập hóa đơn, nếu doanh nghiệp có ủy nhiệm.

Bước 3: Gửi hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể gửi đăng ký trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký theo Mẫu số 01/TB-TNĐT.

Bước 4: Cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, hệ thống cơ quan thuế tự động kiểm tra thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu dân cư và định danh điện tử.

Nếu thông tin khớp, hệ thống gửi yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Người nộp thuế cần xác nhận trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo; nếu quá hạn hoặc xác nhận không thành công, hệ thống có thể tự động gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

Bước 5: Nhận thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận

Nếu doanh nghiệp xác nhận đúng hạn và không thuộc trường hợp rủi ro về thuế, cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp cần giải trình, bổ sung thông tin, người nộp thuế thực hiện giải trình, bổ sung tài liệu trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung của cơ quan thuế.

Bước 6: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau khi được chấp nhận

Doanh nghiệp chỉ nên lập hóa đơn điện tử sau khi đã nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Từ thời điểm được chấp nhận, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn theo đúng hình thức đã đăng ký.

Trường hợp sau này thay đổi thông tin đã đăng ký, doanh nghiệp gửi lại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

5. Điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp mới thành lập cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

5.1. Có mã số thuế đang hoạt động

Doanh nghiệp phải có mã số thuế hợp lệ, đang hoạt động và thông tin đăng ký thuế phải khớp với thông tin đăng ký doanh nghiệp.

5.2. Có thông tin liên hệ chính xác

Email, số điện thoại, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật cần đúng và có thể xác nhận được. Đây là điểm rất quan trọng vì quy trình hiện nay có bước xác nhận qua email hoặc số điện thoại.

5.3. Có điều kiện kỹ thuật để lập, ký, gửi, lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần có chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, trong đó có yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, sao lưu, bảo mật dữ liệu và truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử.

5.4. Không thuộc trường hợp rủi ro cao hoặc phải giải trình nhưng không giải trình được

Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định 05 tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Các tiêu chí này gồm: liên quan hành vi gian lận, mua bán hóa đơn; có chủ sở hữu hoặc người đại diện thuộc danh sách giao dịch đáng ngờ; địa chỉ trụ sở không rõ ràng hoặc đặt tại chung cư không được phép kinh doanh; người đại diện hoặc chủ sở hữu liên quan doanh nghiệp ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc vi phạm thuế, hóa đơn; và dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định, có thông báo để người nộp thuế giải trình.

6. Những thay đổi đáng chú ý so với quy định gần nhất

7. Rủi ro pháp lý thường gặp đối với doanh nghiệp mới thành lập

7.1. Rủi ro hồ sơ đăng ký không được chấp nhận

Hồ sơ có thể không được chấp nhận nếu thông tin đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, email, số điện thoại, người đại diện pháp luật không khớp hoặc người nộp thuế không xác nhận đúng hạn theo yêu cầu của hệ thống. Cơ quan thuế đã hướng dẫn rõ: nếu quá hạn xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

7.2. Rủi ro bị yêu cầu giải trình, xác minh địa chỉ

Nếu doanh nghiệp thuộc diện có dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu hoặc xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký. Người nộp thuế phải giải trình, bổ sung trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

7.3. Rủi ro sử dụng sai loại hóa đơn đã đăng ký

Ví dụ: doanh nghiệp thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng vẫn sử dụng hình thức hóa đơn chưa phù hợp; hoặc doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao nhưng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Trường hợp người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng bị cơ quan thuế xác định rủi ro cao và thông báo chuyển sang hóa đơn có mã, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo.

7.4. Rủi ro lập hóa đơn không đúng thời điểm

Từ ngày 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Mức phạt dao động từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng, tùy số lượng hóa đơn và loại giao dịch. Riêng trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên có thể bị phạt từ 50 triệu đồng đến 70 triệu đồng.

7.5. Rủi ro không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Hành vi không lập hóa đơn theo quy định cũng được sửa đổi mức xử phạt tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Theo thông tin từ Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 50 số hóa đơn trở lên có thể bị phạt từ 60 triệu đồng đến 80 triệu đồng.

7.6. Rủi ro hóa đơn đầu ra ảnh hưởng đến bên mua

Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn sai thời điểm, sai thông tin, sai thuế suất hoặc chưa hợp lệ, bên mua có thể gặp khó khăn khi kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào hoặc hạch toán chi phí. Do đó, doanh nghiệp mới thành lập nên thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn ngay từ đầu: kiểm tra thông tin người mua, thời điểm lập hóa đơn, tên hàng hóa dịch vụ, thuế suất, mã số thuế, ký hiệu hóa đơn và dữ liệu gửi cơ quan thuế.

8. Ví dụ cụ thể để doanh nghiệp dễ hình dung

Ví dụ: Công ty TNHH Minh An được cấp đăng ký doanh nghiệp ngày 05/7/2026, ngành nghề chính là bán lẻ thiết bị điện gia dụng và có cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng.

Sau khi có mã số thuế, Công ty Minh An cần thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra thông tin mã số thuế, địa chỉ trụ sở, email, số điện thoại, người đại diện pháp luật đã đúng trên hệ thống đăng ký thuế.

Bước 2: Mua chữ ký số và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 3: Do có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng, Công ty cần xem xét đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc nhóm đối tượng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 4: Lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, gửi qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 5: Khi hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại, Công ty phải xác nhận đúng hạn.

Bước 6: Sau khi nhận thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Công ty mới chính thức lập hóa đơn bán hàng cho khách.

Trường hợp rủi ro: Nếu địa chỉ trụ sở của Công ty Minh An ghi không rõ số nhà, đường, phường/xã hoặc đặt tại căn hộ chung cư không được phép kinh doanh, hồ sơ có thể bị đưa vào diện rủi ro và cơ quan thuế yêu cầu giải trình, xác minh thực tế. Nếu Công ty không giải trình được, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể bị chậm hoặc không được chấp nhận.

9. Khuyến nghị hỗ trợ từ góc độ cơ quan thuế

Để việc đăng ký hóa đơn điện tử được thuận lợi, doanh nghiệp mới thành lập nên thực hiện theo hướng sau:

Thứ nhất, kiểm tra kỹ thông tin đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, người đại diện pháp luật, email, số điện thoại trước khi gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Thứ hai, lựa chọn đúng hình thức hóa đơn: có mã, không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu chưa chắc chắn, doanh nghiệp nên ưu tiên trao đổi với bộ phận tuyên truyền – hỗ trợ người nộp thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Thứ ba, không lập hóa đơn khi chưa được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thứ tư, khi nhận thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, doanh nghiệp cần phản hồi đúng thời hạn, chuẩn bị hồ sơ chứng minh địa chỉ hoạt động, hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ pháp lý của người đại diện và các tài liệu liên quan.

Thứ năm, sau khi được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ban hành quy trình nội bộ về lập hóa đơn: ai được lập hóa đơn, thời điểm lập, người kiểm tra, cách xử lý hóa đơn sai sót và cách lưu trữ dữ liệu.

10. Kết luận

Đối với người nộp thuế mới thành lập, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục quan trọng cần thực hiện trước khi phát sinh việc lập hóa đơn. Về cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, thông tin đăng ký thuế chính xác và lựa chọn đúng hình thức hóa đơn phù hợp.

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã bổ sung nhiều điểm mới, đặc biệt là tiêu chí rủi ro trong đăng ký hóa đơn điện tử, mở rộng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và quy định rõ hơn về ủy nhiệm lập hóa đơn, xử lý hóa đơn sai sót. Doanh nghiệp thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giảm đáng kể rủi ro bị từ chối hồ sơ, bị xử phạt do lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn theo quy định.

* Câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp mới thành lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không?

Trả lời:
Có. Khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và cần lập hóa đơn cho người mua thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Theo khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; một số trường hợp được đăng ký trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Câu hỏi 2: Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm những mẫu biểu nào?

Trả lời:
Hồ sơ chính là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi người nộp thuế gửi đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT – Thông báo tiếp nhận. Kết quả chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký được gửi theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT. Các mẫu này được quy định tại Phụ lục IA, IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp mới thành lập nộp đăng ký hóa đơn điện tử ở đâu?

Trả lời:
Thông thường, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ, hoặc thuộc trường hợp kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Câu hỏi 4: Sau khi gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao lâu thì cơ quan thuế xử lý?

Trả lời:
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp tư nhân, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu dân cư hoặc hệ thống định danh, xác thực điện tử. Nếu thông tin khớp đúng, hệ thống gửi yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký.

Người nộp thuế cần xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Nếu quá thời hạn mà chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hệ thống có thể tự động gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 5: Khi nào cơ quan thuế sẽ kiểm tra thực tế trụ sở của người nộp thuế?

Trả lời:
Theo cách gọi trong văn bản pháp luật, đây là việc “xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký của người nộp thuế”.

Cơ quan thuế có thể thực hiện xác minh thực tế tại địa chỉ đăng ký trong trường hợp: thông tin đăng ký đã được đối chiếu khớp đúng, người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn, nhưng người nộp thuế thuộc một trong các nhóm rủi ro như: người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp tư nhân, đại diện hộ kinh doanh từng hoặc đang liên quan đến người nộp thuế khác có trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký; người nộp thuế ngừng hoạt động chưa đóng mã số thuế; tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ; hoặc thuộc diện rủi ro cao về thuế theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Khi đó, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể ban hành thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT, hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.

Ngoài ra, Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định các tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có tiêu chí đáng lưu ý là: người nộp thuế đăng ký địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính; đặt trụ sở tại chung cư không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh; hoặc có địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Câu hỏi 6: Khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế trụ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Trả lời:
Người nộp thuế nên chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu chứng minh doanh nghiệp có hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký, gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp cập nhật;
• Hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng, mượn địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm;
• Biên bản bàn giao mặt bằng, hóa đơn tiền thuê, chứng từ thanh toán nếu có;
• Bảng hiệu doanh nghiệp tại trụ sở;
• Thông tin liên hệ của người đại diện pháp luật, kế toán, người phụ trách thuế;
• Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm kế toán hoặc người phụ trách;
• Hợp đồng kinh tế, báo giá, đơn hàng, hồ sơ chứng minh chuẩn bị hoặc đang hoạt động kinh doanh;
• Chữ ký số, tài khoản giao dịch thuế điện tử, email và số điện thoại đang sử dụng.

Nếu cơ quan thuế đã ban hành thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì người nộp thuế phải thực hiện trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Trường hợp cơ quan thuế chấp nhận thông tin giải trình hoặc kết quả xác minh cho thấy người nộp thuế có hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 7: Nếu doanh nghiệp không giải trình được hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì rủi ro là gì?

Trả lời:
Nếu người nộp thuế không giải trình, quá thời hạn mà không giải trình được thông tin, hoặc kết quả xác minh cho thấy người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và ghi rõ lý do. Khi đó, doanh nghiệp chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn cho người mua.

Rủi ro tiếp theo là nếu doanh nghiệp đã được sử dụng hóa đơn điện tử nhưng sau đó bị cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Khi đó, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có thay đổi thông tin đăng ký thuế, ví dụ thay đổi địa chỉ nhưng không thông báo hoặc thông báo quá thời hạn, có thể bị xử phạt theo Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền; riêng hành vi không thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng và buộc nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký thuế.

Câu hỏi 8: Doanh nghiệp đặt trụ sở tại nhà riêng, nhà thuê hoặc văn phòng ảo có được đăng ký hóa đơn điện tử không?

Trả lời:
Pháp luật về hóa đơn điện tử không cấm doanh nghiệp đặt trụ sở tại nhà riêng, nhà thuê hoặc địa điểm thuê làm văn phòng, nếu địa chỉ đó hợp pháp, có thông tin cụ thể theo địa giới hành chính và doanh nghiệp chứng minh được có hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Tuy nhiên, nếu địa chỉ không rõ ràng, không có thật, không liên hệ được, hoặc đặt tại chung cư không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh thì có thể bị xem là dấu hiệu rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Với văn phòng thuê hoặc văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, thông tin đơn vị cho thuê, hình ảnh bảng hiệu, vị trí làm việc và người đại diện có mặt khi cơ quan thuế cần xác minh.

Câu hỏi 9: Doanh nghiệp chưa được chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử thì có được xuất hóa đơn không?

Trả lời:
Doanh nghiệp chỉ nên lập hóa đơn điện tử sau khi đã nhận được Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT. Theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa được chấp nhận mà doanh nghiệp vẫn lập chứng từ, hóa đơn không đúng quy định thì có thể phát sinh rủi ro về tính hợp pháp của hóa đơn, nghĩa vụ kê khai thuế và chi phí của bên mua.

Câu hỏi 10: Nếu hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối thì doanh nghiệp cần làm gì?

Trả lời:
Doanh nghiệp cần đọc kỹ lý do không chấp nhận trên thông báo của cơ quan thuế. Trường hợp thông tin không khớp giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu dân cư hoặc định danh điện tử, người nộp thuế cần điều chỉnh thông tin đã kê khai hoặc liên hệ cơ quan có thẩm quyền để cập nhật dữ liệu. Sau khi thông tin đã được điều chỉnh đúng, doanh nghiệp thực hiện nộp lại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Trường hợp bị từ chối do không giải trình được hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp cần khắc phục thực tế trước: hoàn thiện trụ sở, treo bảng hiệu, cập nhật địa chỉ nếu có thay đổi, chuẩn bị hồ sơ chứng minh địa điểm hoạt động, sau đó thực hiện đăng ký lại theo quy định.

Câu hỏi 11: Doanh nghiệp mới thành lập nên dùng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế?

Trả lời:
Phần lớn doanh nghiệp mới thành lập thường đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để thuận lợi trong giai đoạn đầu hoạt động. Trường hợp doanh nghiệp thuộc nhóm được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng được cơ quan thuế xác định rủi ro cao về thuế và thông báo chuyển đổi, doanh nghiệp phải chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo. Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để cơ quan thuế xem xét.

Câu hỏi 12: Doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng có cần dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Trả lời:
Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung, mở rộng quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cần rà soát ngành nghề và mô hình kinh doanh để xác định có thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không. Đây là nội dung mới đáng chú ý của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, văn bản sửa đổi 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Câu hỏi 13: Cơ quan thuế kiểm tra thực tế trụ sở có phải là thanh tra, kiểm tra thuế không?

Trả lời:
Việc xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một bước quản lý rủi ro trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Nội dung này nhằm xác định người nộp thuế có hoạt động thật tại địa chỉ đăng ký hay không, từ đó làm căn cứ chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đây không nhất thiết là một cuộc thanh tra, kiểm tra thuế toàn diện về nghĩa vụ thuế, nhưng nếu trong quá trình quản lý, cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ thì người nộp thuế vẫn có thể bị xử lý theo quy định. Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định trường hợp trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và người nộp thuế bị xử lý theo quy định.

Câu hỏi 14: Khuyến nghị thực tế cho doanh nghiệp mới thành lập là gì?

Trả lời:
Từ góc độ hỗ trợ người nộp thuế, doanh nghiệp mới thành lập nên thực hiện 05 việc sau trước khi đăng ký hóa đơn điện tử:

Một là, kiểm tra lại địa chỉ trụ sở có rõ ràng, hợp pháp và có thể liên hệ được hay không.

Hai là, bảo đảm người đại diện pháp luật, số điện thoại, email, căn cước công dân hoặc thông tin định danh khớp với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế.

Ba là, chuẩn bị hồ sơ chứng minh địa điểm hoạt động thực tế như hợp đồng thuê, giấy tờ địa điểm, bảng hiệu, người phụ trách tại trụ sở.

Bốn là, theo dõi email, số điện thoại đã đăng ký để kịp thời xác nhận yêu cầu từ hệ thống cơ quan thuế.

Năm là, nếu nhận được thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cần phản hồi trong thời hạn 02 ngày làm việc, tránh để hồ sơ bị từ chối do quá hạn hoặc không chứng minh được hoạt động tại địa chỉ đăng ký.