Điều kiện chi trả tiền lương để được tính vào chi phí được trừ mới nhất: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Vì sao cùng là tiền lương nhưng có doanh nghiệp được trừ, có doanh nghiệp bị xuất toán?
Về nguyên tắc, chi phí tiền lương muốn được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp phải đi qua đủ 3 lớp: có căn cứ để trả, có cơ sở để tính, và có chứng từ chứng minh đã chi trả hợp pháp. Khung pháp lý hiện hành đang bám vào Luật số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/12/2025, và Thông tư số 20/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 12/03/2026.
Điểm mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là: đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày 15/12/2025, để được tính vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là điểm thực tế rất dễ làm doanh nghiệp mất chi phí nếu vẫn chi lương tiền mặt theo thói quen cũ.
Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng đã nêu rõ một trường hợp bị loại rất điển hình: doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật thì khoản chi đó không được trừ. Nói cách khác, “có hạch toán” không đồng nghĩa với “được chấp nhận thuế”.
Điều kiện cốt lõi để chi phí tiền lương được chấp nhận
Muốn đi an toàn khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên tự rà 5 điều kiện sau:
- Có quan hệ lao động hoặc căn cứ thuê nhân sự thực tế gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có hồ sơ nội bộ quy định rõ mức lương, phụ cấp, thưởng hoặc điều kiện hưởng.
- Có chứng từ chấm công, xác nhận công việc hoặc xác nhận khối lượng hoàn thành để làm căn cứ tính lương.
- Có bảng tính lương, bảng thanh toán lương và chứng từ chi trả tương ứng.
- Với khoản từ 5 triệu đồng/lần trở lên kể từ 15/12/2025, nên thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để bảo đảm điều kiện chi phí được trừ.
Hiểu đơn giản, cơ quan thuế thường nhìn chi phí lương theo chuỗi: người lao động có thật không – công việc có thật không – tiền lương tính có căn cứ không – tiền đã trả chưa – trả bằng hình thức nào – hồ sơ có khớp nhau không. Chỉ cần đứt một mắt xích, doanh nghiệp rất dễ bị xuất toán chi phí.
Bộ hồ sơ doanh nghiệp nên có để chi phí tiền lương “đứng vững”
1) Hồ sơ lao động
Một bộ hồ sơ lao động an toàn thường nên có:
- Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
- Phụ lục hợp đồng lao động nếu thay đổi mức lương, vị trí, phụ cấp.
- Quy chế lương, quy chế thưởng, quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.
- Quyết định tăng lương, thưởng, hỗ trợ, phụ cấp nếu doanh nghiệp chi riêng từng khoản.
- Hồ sơ đăng ký thuế cho người lao động theo ủy quyền nếu doanh nghiệp thực hiện thay.
Đây là lớp hồ sơ để chứng minh vì sao doanh nghiệp phải trả khoản tiền đó. Nếu doanh nghiệp có khoản thưởng, phụ cấp, hỗ trợ nhưng không ghi được điều kiện hưởng và mức hưởng rõ ràng trong hồ sơ nội bộ hoặc hồ sơ lao động, rủi ro bị loại chi phí sẽ rất cao.
2) Hồ sơ chấm công, xác nhận công việc
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ lưu bảng lương mà bỏ qua hồ sơ đầu vào. Trong khi đó, với kế toán tiền lương, các mẫu chứng từ thường dùng theo danh mục lao động – tiền lương tại Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm 01a-LĐTL – Bảng chấm công, 01b-LĐTL – Bảng chấm công làm thêm giờ, 02-LĐTL – Bảng thanh toán tiền lương, 05-LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
Với doanh nghiệp xây dựng, ngoài bảng chấm công thông thường, nên lưu thêm nhật ký công trường, bảng giao việc, biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành theo từng đội, tổ, hạng mục. Đây là những chứng từ giúp nối giữa người lao động thực tế và khối lượng thi công thực tế.
3) Hồ sơ tính lương
Sau phần chấm công và xác nhận công việc là bộ hồ sơ tính lương. Doanh nghiệp nên có:
- Bảng tính lương hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Bảng thanh toán tiền thưởng nếu tách riêng.
- Bảng tính phụ cấp, tăng ca, khấu trừ, tạm ứng, hoàn ứng.
- Bảng tính KPI, sản lượng, doanh thu hoặc hiệu quả công việc nếu doanh nghiệp trả lương theo hiệu suất.
Mục tiêu của nhóm hồ sơ này là chứng minh được vì sao người lao động A nhận số tiền đó, thay vì chỉ có một con số cuối cùng. Khi bị kiểm tra, bảng lương càng tách bạch ngày công, khối lượng, phụ cấp, khấu trừ và thực lĩnh thì càng dễ bảo vệ.
4) Hồ sơ chi trả tiền lương
Đây là phần cơ quan thuế thường soi rất kỹ. Doanh nghiệp nên lưu:
- Danh sách chuyển khoản lương.
- Ủy nhiệm chi, lệnh chi, sao kê ngân hàng.
- Phiếu chi, bảng ký nhận nếu có khoản chi tiền mặt hợp lệ.
- Chứng từ tạm ứng, hoàn ứng, đối trừ nếu có.
Từ 15/12/2025, nếu doanh nghiệp trả lương từ 5 triệu đồng/lần trở lên bằng tiền mặt, khoản chi đó đối mặt rủi ro rất lớn về thuế TNDN. Vì vậy, cách quản trị an toàn nhất là doanh nghiệp chuyển dần sang trả lương qua tài khoản cho toàn bộ nhân sự thuộc ngưỡng này.
5) Hồ sơ thuế đi kèm bộ lương
Nếu doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thuế liên quan đến thu nhập tiền lương, tiền công, nên lưu cùng bộ lương các hồ sơ sau:
- Hồ sơ đăng ký thuế cá nhân, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo biểu mẫu hiện hành của Thông tư 86/2024/TT-BTC.
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập theo mẫu 05/QTT-TNCN và các bảng kê tương ứng.
Về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, hệ thống pháp luật quản lý thuế hiện hành đang áp dụng nguyên tắc chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm của doanh nghiệp. Vì vậy, bộ hồ sơ lương nên được khóa sổ và lưu hoàn chỉnh theo từng tháng, không nên dồn đến sát hạn quyết toán mới gom.
Quy trình nội bộ nên làm hằng tháng để hạn chế rủi ro bị xuất toán
Một quy trình lương an toàn cho thuế thường đi theo thứ tự sau:
Bước 1: Ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng ngay khi người lao động bắt đầu làm việc.
Bước 2: Ban hành quy chế lương, thưởng, phụ cấp, giao khoán nếu có.
Bước 3: Chấm công hoặc xác nhận khối lượng công việc hoàn thành theo bộ phận hoặc công trình.
Bước 4: Lập bảng lương, bảng thưởng, bảng khấu trừ và bảng thanh toán lương.
Bước 5: Chi trả lương; từ 15/12/2025, với khoản từ 5 triệu đồng/lần trở lên thì ưu tiên chuyển khoản.
Bước 6: Lưu bộ hồ sơ tháng và đối chiếu với hồ sơ quyết toán thuế cuối năm.
Điểm mấu chốt là phải làm đều hằng tháng, chứ không phải đến cuối năm mới “hợp thức hóa”. Khi hồ sơ được lập cùng thời điểm phát sinh, tính thuyết phục và độ tin cậy luôn cao hơn rất nhiều.
Ví dụ điển hình: công ty trong lĩnh vực xây dựng
Công ty TNHH Xây dựng Minh Thành thi công công trình nhà xưởng trong năm 2026. Công ty có 1 chỉ huy trưởng, 2 kỹ sư hiện trường, 1 thủ kho, 1 kế toán công trình và 20 công nhân làm việc theo hợp đồng lao động thời hạn 6 tháng. Mỗi tháng, công ty lập bảng chấm công theo từng đội, có nhật ký công trường, có phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành theo từng hạng mục, sau đó phòng kế toán lập bảng lương và chuyển khoản tiền lương vào tài khoản từng người. Trường hợp này, doanh nghiệp có chuỗi chứng từ khá chặt: hồ sơ lao động – hồ sơ công trường – bảng lương – chứng từ chuyển khoản, nên về nguyên tắc có cơ sở tốt để bảo vệ chi phí được trừ.
Ngược lại, nếu cùng công ty đó vẫn trả lương tiền mặt 8 triệu đồng/người/lần cho một số công nhân từ tháng 01/2026, dù có ký nhận đầy đủ, doanh nghiệp vẫn đối mặt rủi ro lớn vì khoản chi lương từng lần từ 5 triệu đồng trở lên sau 15/12/2025 đang được hướng dẫn theo hướng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ.
Một điểm nữa rất hay bị nhầm trong ngành xây dựng là việc thuê tổ đội nhân công bên ngoài. Nếu bản chất là thuê khoán hoặc thuê ngoài, hồ sơ nên đi theo bản chất hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu, bảng thanh toán thuê ngoài… chứ không nên trộn lẫn vào bảng lương của nhân sự nội bộ. Ngay trong danh mục chứng từ lao động – tiền lương của Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng có Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07-LĐTL), Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) và Biên bản thanh lý/ nghiệm thu hợp đồng giao khoán (09-LĐTL) để tách bạch trường hợp này.
Những sai sót làm chi phí tiền lương bị loại nhiều nhất
Doanh nghiệp thường bị xuất toán chi phí lương trong các trường hợp sau:
- Có bảng lương nhưng không có hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
- Có hợp đồng nhưng không có bảng chấm công hoặc căn cứ xác nhận công việc.
- Có bảng lương nhưng không có chứng từ thanh toán phù hợp.
- Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần trở lên sau ngày 15/12/2025.
- Có thưởng, phụ cấp nhưng không có quy chế hoặc quyết định thể hiện điều kiện hưởng, mức hưởng.
- Lẫn lộn giữa lương nhân sự nội bộ và chi phí thuê khoán nhân công bên ngoài.
Kết luận
Chi phí tiền lương chỉ thật sự an toàn khi doanh nghiệp bảo đảm đủ 3 yếu tố: có căn cứ pháp lý để trả, có cơ sở thực tế để tính, và có chứng từ hợp lệ để chứng minh đã chi. Sau mốc 15/12/2025, với khoản lương từ 5 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp nên xem việc thanh toán không dùng tiền mặt là nguyên tắc vận hành mặc định nếu không muốn bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
Câu hỏi thường gặp
Trả lương bằng tiền mặt có còn được tính vào chi phí được trừ không?
Có thể, nhưng không phải trường hợp nào cũng an toàn. Với khoản chi lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ 15/12/2025, doanh nghiệp đang được hướng dẫn là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.
Có bảng lương nhưng không có bảng chấm công thì có ổn không?
Rất rủi ro. Bảng lương chỉ thể hiện kết quả tính tiền, còn bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoặc hồ sơ nghiệm thu mới là căn cứ đầu vào để chứng minh người lao động thực tế làm việc và vì sao được hưởng số tiền đó.
Thưởng lễ, Tết, thưởng năng suất có được tính vào chi phí không?
Có thể được tính, nhưng doanh nghiệp nên có quy chế thưởng, quyết định thưởng hoặc căn cứ nội bộ ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng. Nếu chỉ chi theo thói quen, không có quy chế hoặc không chứng minh được tiêu chí, rủi ro bị loại chi phí sẽ cao.
Doanh nghiệp xây dựng cần thêm hồ sơ gì ngoài bảng lương?
Thường cần thêm nhật ký công trường, bảng giao việc, phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành, biên bản nghiệm thu nội bộ theo đội hoặc hạng mục để gắn chi phí lương với hoạt động thi công thực tế.
Thuê tổ đội nhân công bên ngoài có hạch toán như lương nội bộ được không?
Không nên làm vậy. Nếu bản chất là thuê khoán hoặc thuê ngoài, doanh nghiệp nên tách hồ sơ theo đúng bản chất giao dịch, sử dụng bộ chứng từ tương ứng như bảng thanh toán tiền thuê ngoài, hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu/ thanh lý giao khoán thay vì gộp vào bảng lương nhân viên nội bộ.
